Règlementation cosmétique : quelles sont vos obligations en tant que revendeur ?

Fabricant ou revendeur, chacun, à son niveau est responsable de la qualité et de la sécurité des produits commercialisés sur le marché. Connaissez-vous vos responsabilités et obligations en tant que revendeur ou distributeur ? Quelles sont les obligations légales du fabriquant ou de la marque ? Qui est responsable en cas de problème ?

En application depuis le 11 juillet 2013, le Règlement Européen (CE) n° 1223/2009 remplace la directive de 1976 et renforce les obligations pour les revendeurs. Son objectif, un haut niveau de protection de la santé humaine. Autrement dit, renforcer la sécurité et offrir une meilleure information aux consommateurs. Plus de sécurité, plus de transparence et plus de contraintes mais surtout, de nouvelles obligations et responsabilités pour les revendeurs (réseaux de distribution, parfumerie, instituts…).

On a bien souvent tendance à se concentrer sur son cœur de métier et à occulter par manque de temps ou de connaissance juridique tous ces aspects règlementaires. Pourtant, comme le dit si bien le vieil adage « nul n’est censé ignorer la loi » et personne n’est à l’abri d’un contrôle. Nous vous proposons de découvrir dans cet article cette loi parfois difficile à décrypter de façon simple et claire. Non, on ne vous assommera pas avec des textes de loi, promis, vous pouvez poursuivre la lecture et rester avec nous !

Quelles sont vos obligations légales en tant que distributeur ?

Vous proposez des produits cosmétiques à la vente ? Si tel est le cas, vous êtes concerné par la Règlementation Européenne et devez vous assurer de commercialiser des produits aux normes.

Quels produits ?

Sont considérés comme produits cométiques tout produit pouvant être mis au contact de la peau, des cheveux, des ongles, du système pileux, des lèvres, de la bouche, des dents, mais aussi des organes génitaux externes, et ce, quel que soit leur objectif : les protéger, les nettoyer, les parfumer, en modifier l’aspect, les maintenir en bon état, corriger les odeurs corporelles…  C’est bien sûr le cas de tous les produits avec lesquels nous travaillons au quotidien : primer, gel UV, résine acrylique, vernis permanent, huile cuticules ou autres produits de soins pour les mains.  C’est le cas évidemment des savons, des shampoings, des parfums, des déodorants, des produits de maquillage, des crèmes de soin, etc. Les produits comportant une fonction thérapeutique ou prophylactique en revanche, ne sont pas considérés comme produits cosmétiques et ne peuvent pas être commercialisés en tant que tels. Ils doivent être enregistrés comme médicaments ou dispositif médical auprès de l’ANSM en France.  

Qui est responsable de quoi ? Quelle répartition des responsabilités ?

Il faut distinguer d’un côté les responsables de la mise sur le marché d’un produit c'est-à-dire, le fabricant, l’importateur ou la marque ; et de l’autre ;  les distributeurs, c'est-à-dire les instituts, les spas, les esthéticiennes indépendantes, les parfumeries, etc.  

Responsabilité des marques et fabricants

Le Règlement introduit la notion de « personne responsable » des produits cosmétiques.

Les articles 4 et 5 du règlement désignent cette personne comme étant le fabricant, l’importateur ou leur mandataire établi dans l’Union Européenne. Il peut également s’agir du distributeur si celui-ci modifie ou commercialise les produits sous son nom ou sa propre marque.  Cette personne responsable a pour obligation de garantir la conformité des produits au règlement. Cette personne doit :

- vérifier la conformité de ses sites de fabrication au regard des Bonnes Pratiques de Fabrication en conformité avec  la norme EN ISO 22716.

- rédiger, mettre à jour et conserver pendant 10 ans un DIP pour chaque produit (Dossier d’Information Produit).

- procéder aux notifications de tous les produits sur le portail CPNP, avant mise en vente sur le marché.

- Déclarer tout effet indésirable porté à sa connaissance.

- Son nom ainsi que son adresse doivent figurer sur le packaging.

Les revendeurs et distributeurs

Les instituts de beauté, esthéticiennes ou autres revendeurs doivent :

- déclarer tout effet indésirable dont ils seraient témoins. Cette déclaration doit s’effectuer auprès des autorités compétentes via un formulaire Cosmétovigilence type.

- s’assurer de la conformité de l’étiquetage.

- après réception des produits, s’assurer qu’ils soient entreposés dans de bonnes conditions ; des conditions qui ne compromettent pas sa conformité aux exigences prévues par le Règlement.

- Afin d’assurer la traçabilité des produits, le distributeur doit archiver pendant 3 ans les références et l’identité des fournisseurs de tous les produits vendus.

- En cas de modification d’étiquetage, le distributeur doit lui-même se charger de la notification du produit sur le portail CPNP.

- Enfin, coopérer avec les autorités compétentes en cas de demande.

Formaliser les responsabilités de chacun dans un contrat

Pour éclaircir les responsabilités de chacun, sachez qu’un contrat de distribution peut formaliser votre relation avec la marque ou le fournisseur avec lequel vous travaillez et dont vous commercialisez les produits.

Les obligations et responsabilités des revendeurs dans le détail

Qu’est-ce qu’un étiquetage aux normes ?

Comment s’assurer que l’étiquetage est conforme ? Les emballages des cosmétiques doivent comporter des mentions légales obligatoires.

• La liste des ingrédients exprimée sous leur appellation INCI dans l'ordre décroissant de leurs quantités, précédée de la mention "ingrédients".
• La fonction du produit.
• Le numéro de lot.
• Le nom de la personne responsable.
• La date de durabilité. Pour les produits dont la durabilité est inférieure à 30 mois, cela doit être indiqué avec un pictogramme en forme de sablier, pour les autres produits, cela doit être indiqué avec un pictogramme en forme de pot ouvert.
• Le contenu en poids ou en volume, sauf s’il s’agit d’un échantillon gratuit ou d’une uni dose.
• Les précautions d’emploi.

Attention, selon les pays dans lequel vous distribuez vos produits, la règlementation en termes d’étiquetage diffère. Pour la Belgique par exemple, un étiquetage multi langue est obligatoire. En France, seul le français est obligatoire.

Notification obligatoire au CPNP

La mise en vente d’un produit doit être notifiée auprès de la Commission Européenne (article 13). Le CPNP est le portail de notification des produits cosmétiques. La personne responsable doit fournir lors de cette inscription des informations concernant le produit, sa composition, son emballage, etc. Cette obligation d’inscription et de registration auprès du CPNP remplace la précédente obligation de déclaration des formules auprès des centres antipoison nationaux et permet en cas de problèmes ou de troubles une intervention médicale appropriée.

Que faire en cas de non conformité ?

Si vous vous apercevez qu’un produit n’est pas conforme au règlement, vous devez le retirer de la vente et en informer la personne responsable pour qu’elle fasse le nécessaire.

L’article 6 de la règlementation stipule que « Lorsque les distributeurs estiment ou ont des raisons de croire

• qu’un produit cosmétique n’est pas en conformité avec les exigences prévues par le présent Règlement, ils ne peuvent mettre ce produit à disposition sur le marché qu’après sa mise en conformité avec les exigences applicables ;
• qu’un produit cosmétique qu’ils ont mis à disposition sur le marché n’est pas conforme au présent règlement, ils s’assurent que les mesures correctives nécessaires sont prises pour mettre ce produit en conformité, le retirer ou le rappeler selon les cas.

Et les produits Obsessio’Nails ?

En tant que marque et fabricant nous respectons à la lettre nos obligations et sommes intransigeants sur la règlementation et la sécurité. Que ce soit au niveau de la formule, des procédés de fabrication ou encore de l’étiquetage, chacun de nos produits est conforme au règlement CE. Tous nos produits ont été notifiés au CPNP et chaque nouvelle couleur de gel ou nouveau produit fait l’objet d’une procédure de certification avant d’être proposée à la vente. Autrement dit, vous pouvez commercialiser les produits Obsessio’Nails les yeux fermés !

Pour les courageux et courageuses :-) qui souhaiterait approfondir la question, vous pouvez consulter et lire le règlement CE ici en PDF.